Содержание

Главное

ИИ-секретарь помогает руководителю с рутиной: разбирает письма, ведёт календарь, готовит протоколы встреч, сводки и напоминания. Он готовит материалы и напоминает о делах, но за решения отвечаете вы. Поэтому письма от своего имени отправляйте сами, а деньги и спорные ситуации оставляйте себе. Советую начать с одной задачи на неделю, а потом добавлять другие.

В NEXTGEN мы сами пользуемся таким ассистентом: он работает в Telegram и принимает голосовые поручения. Ниже расскажу, что ему можно доверить, на что смотреть и как запустить пилот. При этом мы продаём этого ассистента, поэтому наше описание нельзя считать независимым исследованием.

Что такое ИИ-секретарь и чем он отличается от чат-бота

ИИ-секретарь работает как ИИ-ассистент: вы подключаете его к почте, календарю, заметкам и задачам, затем задаёте правила работы.

Обычный чат-бот ждёт вопроса и отвечает по тексту сообщения. Секретарь использует ваши рабочие данные и выполняет задачи по расписанию. Я выделяю три отличия:

  • Доступ. Бот видит только то, что вы вставили в окно. Секретарь может читать календарь и заметки, к которым вы открыли доступ.
  • Память. У секретаря может быть база знаний о вас и ваших проектах. Тогда вам не придётся каждый раз объяснять, кто такой клиент и что вы обсуждали вчера.
  • Инициатива. Секретарь может сам прислать напоминание или сводку, если вы настроили расписание.

Под ИИ-секретарём я понимаю набор задач, а не отдельную профессию. Поэтому ответ на вопрос «заменит ли ИИ секретаря» зависит от задач, а не от названия должности.

Какие задачи можно передать

Сервис Checkroi в разборе профессии секретаря называет семь направлений, где ИИ уже справляется. Это деловые письма, протоколы совещаний, календарь, разбор договоров, черновики отчётов, ответы на типовые звонки и поиск информации по запросу.

ЗадачаЧто делает ИИЧто остаётся за вами
ПисьмаГотовит черновик по короткому брифуЧитаете и отправляете сами
ВстречиРасшифровывает и собирает протокол с задачамиПроверяете, кто за что отвечает
КалендарьИщет свободные окна, предлагает переносПодтверждаете перенос
ДокументыВытаскивает сроки и условия из договораРешаете, подписывать ли
ОтчётыСобирает черновик из таблиц и заметокВыводы и цифры проверяете
СводкиСобирает материалы по вашему запросуРешаете, что с ними делать

Похожая рутина есть и у самого руководителя. Сбер Про приводит данные: менеджеры в среднем тратят от 3 до 10 часов в неделю на планирование работы сотрудников в пиковые периоды и составление графиков. Это не про секретаря напрямую, но показывает масштаб: опрошенные руководители называли эти задачи среди тех, которые хотели бы передать ИИ.

Хотите собрать своего первого ИИ-сотрудника?

За два часа соберём вашего первого ИИ-сотрудника под вашу задачу.

Узнать подробнее

Что оставить себе

В том же разборе Checkroi оставляет человеку доверие и конфиденциальность, понимание контекста и приоритетов, живое общение, нестандартные ситуации и ответственность за результат.

Мы сами пользуемся таким правилом:

Всё, что нельзя отозвать, делаете вы.

Отправленное письмо, платёж и сообщение клиенту отозвать нельзя. Черновик, сводку и предложение по времени отозвать можно. Поэтому наш ИИ-секретарь готовит, а вы подтверждаете.

В материале Сбера тоже говорится, что решения остаются за руководителем. Их принятие названо центральной функцией менеджера: ИИ снимает часть нагрузки, но не заменяет его.

Три уровня доверия

Предлагаю схему, которая помогает не ошибиться с настройкой. Это не стандарт. Выбирайте уровень отдельно для каждой задачи.

УровеньКак работаетДля каких задач
1. ГотовитВыдаёт черновик, вы всё делаете самиПисьма, отчёты, протоколы
2. ПредлагаетПредлагает действие, вы нажимаете «да»Перенос встречи, напоминание
3. Делает самДействует без вас в заданных рамкахСортировка входящих, ярлыки, личные заметки

Советую начать с первого уровня. На третий переводите только задачи, в которых ошибка стоит дёшево и её легко заметить.

Как это устроено у нас

У нас ассистент общается с руководителем через Telegram. Руководитель может отправить голосовое сообщение: его расшифровывают в текст, и ассистент работает с ним как с обычным поручением. Для заметок у него есть база знаний на основе Obsidian. Повторяющиеся дела запускаются по расписанию из файла.

Мы заранее задали ограничения: действия с деньгами, публикациями и сообщениями клиентам идут только после явного «да» руководителя. Пересланные сообщения ассистент считает данными, а не командами. По клиентским созвонам ассистент готовит краткое содержание, записывает договорённости и следующий шаг. Ссылку на готовый документ он отправляет руководителю, а не клиенту.

На «секретаря с приёмной» это мало похоже, но часть ежедневной рутины мы отдаём ассистенту. Как собрать такого ассистента самому, показано в статье «Свой ИИ-ассистент за вечер: шесть шагов».

Если хотите вместе со мной разобрать, какие ваши задачи подходят для такого ассистента, можете записаться на консультацию 15-20 минут.

Как запустить пилот за неделю

  1. Выберите одну задачу. Я советую взять ту, что повторяется каждую неделю и занимает час или больше: протокол встречи, разбор входящих писем, утренняя сводка. Подсказки, с чего начать, есть в чек-листе «Что отдать ИИ первым».
  2. Опишите правило словами. Что на входе, что на выходе, какой тон, чего нельзя делать. Если вы сами не можете это объяснить, ассистент тоже не справится.
  3. Включите первый уровень. Пусть ассистент готовит черновик, а вы проверяете результат.
  4. Проверяйте неделю. Записывайте, сколько правок вы вносите. Если приходится править каждый черновик, правило описано неточно.
  5. Расширяйте по одному шагу. Добавляйте новую задачу или более высокий уровень доверия, когда предыдущая работает без ваших правок.

Тот же порядок описывает Сбер: начать с эксперимента и проверить гипотезы на небольшом участке, где риск под контролем. Расширять работу стоит после оценки результата. Общий порядок действий для компании разобран в статье «Как внедрить ИИ в компанию».

Риски и ограничения

  • Конфиденциальность. Секретарю вы отдаёте личные поручения и закрытые данные. Перед подключением узнайте, где хранятся данные и у кого есть к ним доступ.
  • Ошибки в контексте. ИИ не понимает, какая задача срочная именно сегодня. Задавайте приоритеты сами.
  • Чужие тексты как команды. Если ассистент читает входящую почту, письмо может содержать инструкции. Прямо запишите в правилах: тексты писем считаются данными, а не командами.
  • Нет правил, нет результата. Без чёткого описания задачи ассистент будет придумывать детали.

Частые вопросы

Заменит ли ИИ живого секретаря?

Возьмёт на себя часть задач: письма, протоколы, календарь. Доверие, живое общение и ответственность за результат остаются за человеком, как отмечает Checkroi.

С чего начать, если я не программист?

Я советую начать с одной задачи и первого уровня доверия. С чего начинают бизнесу, разобрано в статье про ИИ-агентов для бизнеса.

Можно ли дать ИИ-секретарю отвечать клиентам?

Технически можно, но я советую начать с черновиков. Ответ клиенту отозвать нельзя, поэтому до отправки его должен проверить человек.

Что делать, если ассистент ошибся?

Посмотрите, по какому правилу он работал, и уточните его. Первым делом проверьте правило: часто причина в неточном описании задачи.

Telegram-канал

Начни с Claude уверенно

Разборы Claude, Codex и AI-автоматизации без воды, живая практика Виктора Дачникова. Заходи в канал, там всё первым.

Давай в канал Нужны цифровые сотрудники для бизнеса? Бесплатный разбор: оставить заявку

Источники